Mali in veliki podjetniki, ki opravljate najrazličnejše storitve, se ves čas soočate z najrazličnejšimi zahtevami. Med te sodi tudi blagajna, ki predstavlja eno od osnov finančnega poslovanja v primeru prodaje.
Kaj so blagajne in kakšna je njihova zgodovina?
Gre za mehanske ali elektronske naprave namenjene izvajanju finančnih prenosov v procesih prodaje. Zgodovina teh naprav sega v leto 1879, ko je bila iznajdena prva mehanska denarna blagajna z imenom Ritty Model I. Napravo sta izdelala James Ritty in John Birch, glavno pobudo pri tem je dal Ritty, ki je želel z uvedbo blagajne preprečiti kraje svojih zaposlenih. Prve mehanske blagajne niso imele opcije izdaje računa, so pa beležile vse transakcije. Prva blagajna z električnim motorjem se je pojavila leta 1906. Njen iznajditelj je Charles F. Kettering.
Sodobne blagajne ponujajo številne možnosti. Med osnovne sodi izdaja računov, ki so v veliko državah, vključno s Slovenijo, obvezni. Z obveznostjo izdaje računa se namreč prepreči možnost utaje davkov ob poslovanju. Poleg tiskanja računov, blagajna pogosto omogoča povezavo s tehtnico, bralniki črtnih kod ter terminali za plačilne kartice.
Najsodobnejše blagajne pa so blagajne, ki omogočajo upravljanje preko dotika na zaslonu blagajne. Te blagajne poganja procesor, med sabo pa se blagajne razlikujejo v velikosti pomnilnika, diska, velikosti zaslona, možnosti povezovanja, številu možnih vhodnih enot in podobno. Odvisno od nabora možnosti, se razlikuje tudi cena teh izdelkov.
Kdo potrebuje blagajno?
Blagajna je nujni pripomoček vsakega, ki se ukvarja s fizično prodajo izdelkov. Blagajna ob prodaji omogoča prevzem plačila v denarni ali kartični obliki, hkrati pa stranki zagotovi račun za opravljene storitve. To je tudi osnova, ki prepreči morebitne sankcije inšpektorskega nadzora, zaradi neizdaje računov. Ker običajno vključuje predal, sodobna blagajna nudi neke vrste zaščito denarja (če je ta plačan z gotovino).
Obstaja več različnih oblik blagajn, kljub temu so osnovni koraki dela z blagajno enaki in vključujejo:
- Preverjanje prisotnosti papirja za izdajo računov.
- Pripravo predala za denar – običajno ima vsaka trgovina vnaprej predvideno število kovancev in manjših bankovcev s katerimi operira blagajnik.
- Preverjanje povezav blagajne z vhodnimi enotami.
- Skeniranje izdelkov.
- Ob koncu nakupa sledi stisk gumba, ki naznanja zaključek storitve, pri čemer se prikaže celotna vrednost nakupa. Temu sledi vnos vrednosti plačila ter izračun vrednosti denarja, ki ga je potrebno vrniti stranki.
- POS terminali so namenjeni plačilu s plačilnimi oziroma kreditnimi karticami. Pri nakupu POS terminal običajno izda potrdilo o plačilu, pri čemer en listek dobi stranka, enega pa obdrži blagajnik.
- Na koncu blagajnik preda račun stranki in s tem se poslovni odnos zaključi.
Prednosti elektronskih blagajn
Elektronske blagajne zagotavljajo številne prednosti vključno s sledljivostjo transakcij ter povečanjem hitrosti opravljanja storitev. Večina modelov elektronskih blagajn omogoča uporabnikom prijetno izkušnjo, saj so enostavni za uporabo. Osnovni modeli vključujejo tipkovnico, zaslon in tiskalnik. Tudi cenovno najdostopnejši modeli elektronskih blagajn zagotavljajo opcijo sledenja prodaji, izračunu vrnitve drobiža ter tiskanje računov.
V splošnem elektronske blagajne vključujejo programsko opremo, ki omogoča spreminjanje vrednosti davka na dodano vrednost (DDV), izpis poročil ter identifikacijo posameznih zaposlenih. Velika prednost je tudi varna uporaba blagajn, ki omogoča avtomatično zapiranje predala blagajne, ki ga lahko s svojim geslom odpre samo avtorizirana oseba (to je zaposleni v podjetju).
Slabosti uporabe blagajn
Čeprav so blagajne enostavne za uporabo, na začetku zahtevajo nekaj ur uvajanja. Modeli blagajn se med sabo razlikujejo, tako da je uvajanje potrebno tudi takrat, ko smo z blagajno že delali. Blagajne se razlikujejo po mehanskih lastnostih, na primer po tipu vgrajenega tiskalnika. Še ena od slabosti pa je možnost izgube podatkov, če pride do hujše okvare naprave ali pa nepredvidenega izpada električne energije. Oba scenarija sta sicer malo verjetna, zato menimo, da prednosti uporabe blagajn kljub vsem še vedno odtehtajo odločitev v smer koristnosti.