Evidenca delovnega časa je dokazano stimulativna za delovno okolje in podpira kulturo podjetja. Vendar mora biti vrhunska evidenca delovnega časa prilagojena novodobnim trendom v poslovanju. Organizacijo mora podpirati in olajšati poslovanje, hkrati mora podpreti vse oblike sodobnega dela neglede na lokacijo. Le na ta način boste v podjetju uspešni in bodo tudi uporabniki zadovoljni. Uporaba take evidence mora biti prijazna, enostavna, pregledna in natančna. Kakšne prednosti vam prinaša, si poglejte v tem članku.
Digitalna evidenca delovnega časa, kaj to pomeni?
Nekoč in še danes je ponekod evidenca delovnega časa analogna tako, da se zaposleni na nek način prijavljajo s pomočjo žigosanja kartončkov na terminalih pri vhodu v podjetje. Vendar tega ne potrebujete več, saj so se časi spremenili v digitalno dobo, ki nas je vse zajela, tudi evidentiranje prihodov in odhodov z delovnega mesta.
Digitalna evidenca delovnega časa pomeni, da se na sodoben digitalni način registrirate na vhodu v stavbo s pomočjo elektronskih kartic ali pa kar s pomočjo pametnega telefona. Na telefonu imate aplikacijo, ki se poveže s terminalom na vhodu in vas zabeleži, ali ste v podjetju ali ne. To storite lahko tudi z drugih lokacij. Ta tehnologija gre tako naprej, da boste v bodoče lahko imeli le telefon v žepu ali torbici in vas bo stavba zaznala, da ste v njej ter bo zabeležila vaš prihod ter tudi odhod iz poslopja.
Prednosti digitalnega beleženja delovnega časa
Digitalna evidenca delovnega časa zajema dogodke in prijave, ki so v povezavi z delom. Z njim lahko najavite in potrdite vašo odsotnost z dela. Vodja ima pregled nad delovno prisotnostjo in koga trenutno ni na delovnem mestu. Če se pozabite prijaviti ali odjaviti, vas bo aplikacija na to opozorila in boste lahko popravili zadevo. Ti dogodki se lahko zbirajo in obdelujejo tudi, če pride do izpada povezave in interneta, torej dela aplikacija tudi v načinu brez povezave.
Evidenca delovnega časa zmore tudi omejevati registracije na določen IP internetni naslov ali pa geografsko lokacijo zaradi dela od doma na primer oziroma dislociranega dela na drugi lokaciji ali na terenu. S to aplikacijo lahko planirate delovne urnike in delovne sheme ter različne izmene. Razporejate in razvrščate lahko delavce. Naredite lahko tudi timske in osebne časovnice.
Vse to zajemanje podatkov je odlično zato, ker lahko potem merite delovne ure, nadure, odsotnosti, dopust in bolniško, kar so osnovni podatki za kadrovsko službo in tudi za računovodstvo za obračun plač ali za kakšne druge potrebe. Tako lahko analizirate in izvozite vse podatke. Aplikacijo lahko povežete tudi z avtomatskim obračunavanjem plač, kar pospeši in poceni celoten postopek. Evidenca delovnega časa postane tako povsem avtomatizirana in preprosta.
Kako deluje sistem za evidentiranje delovnega časa
Sama evidenca delovnega časa mora biti zelo preprosta aplikacija za uporabo, enostavna in prilagodljiva. Ker gre za digitalni način, ki deluje samodejno ter cenovno ugodno. Vsaka taka aplikacija se prilagodi posameznemu podjetju posebej zato, ker ima specifične zahteve in navade glede delovnega časa in beleženja tega. Gre za izjemno učinkovito rešitev beleženja delovnega časa, katerega se zaposleni zelo hitro navadijo in ga uporabljajo. Zaposleni niti ne opazijo več tega procesa, ker je avtomatiziran in normalen del podjetja, medtem ko imata vodstvo ter računovodstvo pregled na celotnim dogajanjem v podjetju.
Na ta način evidenca delovnega časa prihrani dosti časa, ki so ga zaposleni do takrat potrebovali za beleženje teh aktivnosti. Tako imajo vsi zaposleni dosti več časa in energije, da se lahko posvetijo svojemu delu in ciljem podjetja. To velja tako za proizvodna podjetja, banke, državno upravo ali gostinstvo ter vse druge storitve v gospodarstvu. Uporabniki bodo radi sprejeli sistem, ki je hitrejši in enostavnejši od dosedanjega, ki jim je vzel dosti časa za evidentiranje delovnega časa, pa naj bodo zaposleni, delavec ali računovodja in manager. Naloga implementatorja takega sistema pa je, da vam pomaga izbrati pravi sistem, ki bo deloval za vašo organizacijo.
Na kakšne načine se lahko zaposleni registrirajo
Evidenca delovnega časa deluje, ko se zaposleni registrirajo na določene načine in se odjavijo, ko zapustijo stavbo ali pa nehajo delati, če so doma na primer. Če ste v podjetju, potem lahko uporabite registracijski terminal Zone Touch, s katerim se registrirate na podlagi dotika ali na kateri drug način, na primer z raznimi karticami in tudi s telefonom. Za ta način ne potrebujete nobene druge povezave in je lahko dobra rešitev za nekatera podjetja, ki imajo klasičen način registriranja na analogen način z žigosanjem.
Če delate od doma ali na terenu, pa je lahko spletna aplikacija na računalniku ali tablici pravi način, da se registrirate na delovno mesto. Zelo priljubljena pa je tudi mobilna aplikacija na telefonu iOS in Androidu. Velikokrat pa se uporablja tudi centralna aplikacija na Android tablici ali na osebnem in službenem telefonu. Zelo pogosta pa je lahko tudi Bluetooth registracija v povezavi z mobilno aplikacijo, ki rešuje težavo drugih povezav. Evidenca delovnega časa na primer na gradbišču je lahko tudi zelo preprosta s pomočjo mobilnega terminala, ki je postavljen v kontejnerju na gradbišču in se pri njem delavci registrirajo tudi, če nimajo mobilnih telefonov ali tablic.
Dejansko se lahko vsi dogodki, povezani z delom, kot so prihod, odhod, malica, odsotnost in drugi dogodki beležijo na sodoben in avtomatiziran način, ki pospeši in poceni ta delovni proces ter ga naredi uporabnikom bolj prijaznega.